Informativa privacy e condizioni dell'account professionista

Regolamento (UE) 2016/679 — Utente destinatario (Professionista)

1. Titolare del trattamento (dati dell'account professionista)

Per i dati anagrafici e di contatto forniti in fase di registrazione dell'account (ragione sociale, Partita IVA, referente, email, recapiti), titolare del trattamento è Uniconsul S.a.s. di Ferro Andrea, con sede legale in Via Roma 16, 30037 Scorzè (VE), Partita IVA e Codice Fiscale IT05008400268, PEC consulenzaunica@legalmail.it (di seguito la "Società"), contattabile per l'esercizio dei diritti all'indirizzo PEC sopra indicato.

Tale titolarità riguarda esclusivamente i dati del Professionista come utente della piattaforma. Per i dati di terzi (clienti e assicurati) ricevuti tramite la piattaforma si applica quanto previsto ai successivi punti 3 e 4.

2. Natura del servizio

La piattaforma www.constatazioneamichevole.com svolge una funzione di intermediazione tecnica: raccoglie dalla persona interessata (cliente o assicurato) documentazione e dati relativi a pratiche assicurative — sinistro stradale o altre pratiche assicurative — e li rende disponibili, tramite link di accesso dedicato e riservato, al Professionista (agenzia assicurativa, carrozzeria, studio legale, studio peritale, studio di consulenza o altro soggetto terzo) indicato dal medesimo cliente.

La Società non seleziona autonomamente il destinatario dei dati: è il cliente a individuare e confermare il Professionista a cui i propri documenti devono essere trasmessi.

Il servizio può essere fruito in un Periodo Free e successivamente tramite sottoscrizione di un contratto di abbonamento. Il Periodo Free non ha una durata predefinita ed è soggetto a un limite di 10 (dieci) pratiche ricevute complessive, calcolate sul totale storico delle pratiche pervenute all'account: tale contatore non viene azzerato dalla cancellazione automatica delle pratiche a 30 giorni. Raggiunto il limite, il Professionista continua a visualizzare l'esistenza delle nuove pratiche ricevute ma non può accedervi né scaricarle, salvo attivazione dell'abbonamento. Fatta eccezione per tale limite, le funzionalità del Periodo Free sono identiche a quelle dell'abbonamento.

3. Conservazione dei dati sulla piattaforma, luogo del trattamento e strumenti automatizzati

I dati caricati dal cliente sono conservati per un periodo massimo di 30 (trenta) giorni dal caricamento, decorsi i quali vengono cancellati in modo automatico, definitivo e irreversibile per tutti gli utenti della piattaforma, incluso il Professionista.

Luogo del trattamento. I documenti e i dati della pratica sono conservati ed elaborati esclusivamente su server ubicati nell'Unione Europea: banca dati, archiviazione dei file e autenticazione fornite da Supabase (infrastruttura in Irlanda, certificata SOC 2 Type 2), elaborazione applicativa e conversione dei documenti erogate da Vercel (infrastruttura in Germania). L'invio dei messaggi SMS è affidato a RDCom (R&D Communication S.r.l.), società con sede in Italia.

Trasferimenti verso Paesi terzi. Due fornitori effettuano operazioni di trattamento negli Stati Uniti d'America:

• il fornitore del servizio di posta elettronica (Resend — Plus Five Five, Inc.), al quale sono trasmessi l'indirizzo email del destinatario del messaggio, il contenuto della comunicazione di servizio e i registri tecnici di consegna. Non sono trasferiti i documenti della pratica né alcun contenuto caricato dal cliente;
• il gestore dei pagamenti (Stripe), per i soli dati relativi all'abbonamento del Professionista, secondo quanto indicato al punto 5.

Entrambi i trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023 relativa al quadro EU-U.S. Data Privacy Framework, cui i fornitori aderiscono, e delle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione ai sensi dell'art. 46, par. 2, lett. c) GDPR. Copia delle garanzie adottate può essere richiesta all'indirizzo indicato al punto 1.

Il Professionista che abbia effettuato il download prima della scadenza ne conserva una copia nei propri sistemi, sotto la propria autonoma responsabilità e per il tempo stabilito dai propri obblighi di legge.

I dati sono trasmessi mediante protocollo TLS (HTTPS) e conservati in forma cifrata a riposo mediante algoritmo AES-256. I documenti non sono mai raggiungibili tramite indirizzi pubblici: l'accesso è possibile unicamente dall'area riservata, previa autenticazione. Con i fornitori di servizi tecnici la Società ha in essere gli accordi sul trattamento dei dati (Data Processing Agreement) previsti dall'art. 28 GDPR.

L'infrastruttura non esegue copie di sicurezza dei dati e dei documenti della pratica: la cancellazione allo scadere dei 30 giorni è immediatamente e integralmente definitiva, senza alcun periodo residuo di permanenza in archivi di ripristino. Non esiste pertanto alcuna modalità di recupero delle pratiche cancellate a disposizione del Professionista, il quale è tenuto a scaricare e conservare autonomamente, entro il termine, la documentazione di proprio interesse.

Durante il periodo di 30 giorni la Società mantiene la possibilità tecnica di accedere ai dati tramite il proprio backend, con accesso limitato in base al ruolo e tracciato tramite log, essendone responsabile esclusivamente ai fini della custodia e della trasmissione quale tramite tra le parti.

Allo stato attuale la Società non si avvale di strumenti di intelligenza artificiale per l'elaborazione dei documenti caricati: le operazioni svolte si limitano alla conversione in formato uniforme e all'organizzazione strutturata dei file. Qualora tali strumenti venissero introdotti, la presente informativa e quella rivolta al cliente mittente saranno aggiornate in una nuova versione, che ne indicherà il fornitore e le modalità.

4. Responsabilità del Professionista dal momento dell'accesso ai dati

Il Professionista è sempre responsabile della gestione di tutti i dati ricevuti dal cliente tramite la piattaforma, dal momento del primo accesso ai dati della pratica — sia esso una consultazione tramite la piattaforma o un download — indipendentemente dalla fase contrattuale in corso: tale responsabilità si applica sia durante il Periodo Free sia successivamente alla sottoscrizione del contratto di abbonamento.

Da tale momento il Professionista assume la qualità di titolare autonomo del trattamento (non contitolare, né responsabile ex art. 28 GDPR) relativamente ai dati ai quali ha avuto accesso, per le finalità proprie della gestione della pratica assicurativa.

Il primo accesso ai dati della pratica e il relativo download vengono registrati dal sistema con data, ora, identificativo dell'account e identificativo della pratica; tale registrazione, conservata in forma non modificabile, costituisce prova del passaggio di responsabilità tra le parti. Il registro non contiene i nomi né il contenuto dei file, in applicazione del principio di minimizzazione.

Il Professionista prende atto che del primo accesso alla pratica viene data notifica automatica al cliente mittente, con indicazione della data e dell'ora dell'accesso e del recapito del destinatario. Tale notifica costituisce misura di trasparenza verso l'interessato e non richiede alcuna azione da parte del Professionista.

Dal momento dell'accesso, il Professionista si obbliga in particolare a:

• trattare i dati ricevuti (inclusi documento d'identità e dati sanitari) nel rispetto del GDPR e del Codice Privacy, per le sole finalità connesse alla gestione della pratica per cui i dati sono stati trasmessi;
• adottare misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati trattati, ivi inclusi il controllo degli accessi e la conservazione protetta, anche oltre il termine di 30 giorni previsto per la piattaforma;
• rispondere direttamente, quale titolare autonomo, nei confronti dell'interessato e delle autorità competenti per qualsiasi trattamento successivo all'accesso, incluse eventuali violazioni, perdite o diffusioni non autorizzate dei dati;
• garantire che l'accesso alla piattaforma e il download avvengano solo tramite credenziali personali e non condivise, assumendosi la responsabilità dell'uso effettuato con le proprie credenziali;
• confermare di essere legittimato a ricevere la specifica pratica, in quanto individuato dal cliente interessato quale destinatario.

Il Professionista dichiara di manlevare e tenere indenne la Società da qualsiasi pretesa, richiesta di risarcimento, sanzione o conseguenza pregiudizievole derivante dal trattamento dei dati successivo al momento dell'accesso, fatta salva la responsabilità della Società per fatti a essa direttamente imputabili nella fase di custodia e trasmissione precedente all'accesso, nei limiti del periodo di 30 giorni di cui al punto 3.

5. Dati dell'account professionista, dati di pagamento e conservazione

I dati forniti in fase di registrazione (ragione sociale, Partita IVA, nominativo del referente, email, recapito telefonico, dati di fatturazione) sono trattati per le finalità di gestione dell'account, autenticazione, comunicazioni gestionali relative alle pratiche ricevute, gestione delle richieste di assistenza, adempimenti contabili e fiscali e, previo consenso facoltativo, per comunicazioni informative sui servizi della piattaforma.

Richieste di assistenza. L'area riservata mette a disposizione del Professionista un servizio di assistenza interno alla piattaforma, tramite il quale è possibile aprire una richiesta e proseguire la conversazione con la Società. Sono trattati l'oggetto e il testo dei messaggi scambiati, la categoria della richiesta, la data e l'ora di ciascun messaggio e, se indicato dal Professionista, il numero identificativo di una pratica. La base giuridica è l'esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

Il servizio non consente l'invio di allegati, e il Professionista è invitato a non riportare nel testo dei messaggi documenti o dati personali dei propri clienti: per segnalare un problema relativo a una pratica è sufficiente indicarne il numero identificativo. Tale limite risponde al principio di minimizzazione e impedisce che documentazione soggetta alla cancellazione a 30 giorni di cui al punto 3 permanga in un archivio diverso e con un diverso termine di conservazione.

Le richieste di assistenza sono conservate per 24 mesi dalla chiusura della richiesta, decorsi i quali sono cancellate unitamente ai messaggi che le compongono.

Dati di pagamento e ruolo del gestore dei pagamenti. In caso di attivazione dell'abbonamento a pagamento, i dati necessari all'addebito sono trattati da Stripe, il cui contraente per i clienti stabiliti nell'Unione europea è Stripe Payments Europe, Limited, con sede in Irlanda. La Società non entra in possesso dei dati completi degli strumenti di pagamento (numero di carta, codice di sicurezza), che sono raccolti direttamente dal gestore.

Il gestore dei pagamenti opera in duplice qualità:

• quale responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, per l'esecuzione delle operazioni di pagamento disposte per conto della Società;
• quale titolare autonomo del trattamento, per le finalità proprie che la legge e la regolamentazione dei servizi di pagamento gli impongono o gli consentono — in particolare prevenzione delle frodi, adempimenti antiriciclaggio e di conformità, rapporti con gli istituti bancari e con i circuiti di pagamento.

Per la parte in cui agisce quale titolare autonomo, il gestore dei pagamenti risponde secondo la propria informativa privacy, consultabile sul sito del medesimo, e nei suoi confronti il Professionista può esercitare direttamente i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR.

Tali dati sono conservati:

• per l'intera durata del rapporto e per 24 mesi dalla chiusura dell'account, per la gestione di eventuali contestazioni;
• per 24 mesi dalla chiusura della singola richiesta, i contenuti delle richieste di assistenza di cui sopra;
• per 10 anni, i dati e i documenti soggetti a obblighi di conservazione contabile e fiscale (fatture e relativi dati di fatturazione), ai sensi dell'art. 2220 c.c. e della normativa tributaria;
• per 10 anni, i log di accesso e download di cui al punto 4, quale prova del passaggio di responsabilità sui dati;
• per 24 mesi dall'ultimo contatto utile, i dati trattati per finalità di comunicazione informativa, salvo revoca anticipata.

6. Cookie e strumenti di tracciamento

La piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari all'autenticazione e al mantenimento della sessione di accesso all'area riservata. Tali cookie non richiedono il consenso dell'interessato ai sensi dell'art. 122 del D.Lgs. 196/2003 e delle Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali del 9 giugno 2021. Non sono utilizzati cookie di profilazione, strumenti di analisi statistica o servizi di tracciamento di terze parti.

7. Diritti dell'interessato

Con riferimento ai propri dati di account, il Professionista può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione), revocare i consensi facoltativi prestati ai sensi dell'art. 7, par. 3, GDPR, e proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, scrivendo a consulenzaunica@legalmail.it.

I diritti relativi ai dati dei propri clienti ricevuti tramite la piattaforma sono esercitati nei confronti del Professionista stesso, quale titolare autonomo ai sensi del punto 4.

8. Accettazioni da sottoscrivere in fase di registrazione dell'account

Le seguenti dichiarazioni sono presentate come passaggi distinti, ciascuno con casella di spunta non preselezionata. Le Accettazioni da 1 a 5 sono bloccanti: senza il loro rilascio l'account non può essere attivato né può accedere alla funzione di consultazione e download delle pratiche, né durante il Periodo Free né in fase di abbonamento attivo.

Le sintesi riportate in corsivo hanno finalità esclusivamente esplicativa e di leggibilità: il testo che si accetta è quello integrale riportato sotto ciascuna di esse.

Accettazione 1 — Presa visione dell'Informativa Privacy dell'account · obbligatoria

In sintesi: confermi di aver letto come trattiamo i dati del tuo account e come funziona la piattaforma sul piano privacy. È una presa d'atto, non un'autorizzazione.

Dichiaro di aver letto e compreso la presente Informativa relativa al trattamento dei dati del mio account professionale e alle modalità di gestione dei dati sulla piattaforma, incluso quanto indicato al punto 3 in merito al luogo del trattamento e ai trasferimenti verso Paesi terzi.

☐ HO LETTO E CONFERMO

Accettazione 2 — Accettazione del Contratto e delle condizioni di servizio · obbligatoria

In sintesi: accetti il Contratto di Abbonamento, che regola il servizio fin dal periodo gratuito. Vale già ora, anche se non stai pagando nulla: le regole su responsabilità, dati e cancellazione a 30 giorni si applicano da subito.

Dichiaro di aver letto e di accettare integralmente il Contratto di Abbonamento al Servizio della piattaforma www.constatazioneamichevole.com, che disciplina il rapporto sia durante il Periodo Free sia successivamente alla sottoscrizione dell'abbonamento a pagamento, nella mia qualità di operatore professionale.

☐ ACCETTO IL CONTRATTO E LE CONDIZIONI DI SERVIZIO

Accettazione 3 — Assunzione di responsabilità per i dati ricevuti · obbligatoria

In sintesi: è il punto centrale. Dal momento in cui apri o scarichi una pratica, i dati di quel cliente sono sotto la tua responsabilità, non più sotto la nostra — e ci manlevi per tutto ciò che accade dopo. Il sistema registra quel momento come prova e ne dà avviso al cliente.

Dichiaro di aver compreso che sono sempre responsabile della gestione di tutti i dati che ricevo tramite la piattaforma, dal momento del primo accesso alla pratica o del relativo download, sia durante il Periodo Free sia successivamente alla sottoscrizione del contratto di abbonamento, con tutti gli obblighi indicati al punto 4 della presente Informativa, e manlevo espressamente la Società da ogni responsabilità relativa al trattamento dei dati successivo a tale momento.

Prendo atto che tale momento viene registrato dal sistema con data, ora, identificativo del mio account e identificativo della pratica, che tale registrazione costituisce prova del passaggio di responsabilità, e che del primo accesso viene data notifica automatica al cliente mittente.

☐ DICHIARO E ACCETTO LA RESPONSABILITÀ

Accettazione 4 — Impegno all'adozione di misure di sicurezza adeguate · obbligatoria

In sintesi: ti impegni a custodire con misure adeguate i documenti che scarichi — comprese carte d'identità e referti medici — anche dopo che noi li abbiamo cancellati dalla piattaforma.

Mi impegno ad adottare, nella gestione della documentazione ricevuta tramite la piattaforma, misure di sicurezza tecniche e organizzative adeguate alla natura particolare dei dati trattati (documenti d'identità, dati sanitari), inclusa la limitazione dell'accesso al solo personale autorizzato, anche successivamente al termine di 30 giorni previsto per la conservazione sulla piattaforma.

☐ MI IMPEGNO

Accettazione 5 — Comunicazioni di servizio via SMS ed email · obbligatoria

In sintesi: autorizzi i messaggi indispensabili al funzionamento del servizio — notifica di una nuova pratica ricevuta, codici di accesso, avvisi di risposta alle tue richieste di assistenza, comunicazioni gestionali. Senza questi, la piattaforma non può avvisarti che è arrivato qualcosa.

Autorizzo l'invio, ai recapiti telefonici e all'indirizzo email indicati in fase di registrazione, delle comunicazioni necessarie al funzionamento del servizio: codici di verifica, notifiche di ricezione di nuove pratiche, avvisi di avvenuta risposta alle richieste di assistenza da me presentate, comunicazioni gestionali, solleciti relativi al pagamento del canone, link per la ricezione di documenti e dati, informazioni normative di riferimento.

☐ AUTORIZZO LE COMUNICAZIONI DI SERVIZIO

Accettazione 6 — Comunicazioni commerciali · facoltativa

In sintesi: è l'unica facoltativa. Riguarda gli aggiornamenti su nuove funzionalità e servizi, revocabili quando vuoi. Non spuntarla non ha alcun effetto sul servizio.

Acconsento a ricevere comunicazioni informative relative a nuove funzionalità e servizi della piattaforma. Il consenso è revocabile in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione presente in ciascuna comunicazione.

☐ ACCONSENTO (FACOLTATIVO)